“Não tenho tempo”: essa é uma verdade quase universal entre pessoas ativas economicamente. O tempo no trabalho passa rápido, muito “incêndio para apagar” e, quando nos damos conta, existe muito trabalho acumulado, não é mesmo?
Em casa, geralmente, não é muito diferente. Muitas pessoas me escrevem porque não tem tempo para a academia, para a aula de violão, para tirar férias curtas de final de semana, para meditar ou fazer qualquer outra atividade em prol do seu bem-estar. Porém, muitas vezes desperdiçam horas preciosas do seu dia assistindo televisão, vendo o feed de notícias do Facebook ou fazendo outras atividades menos importantes do que aquelas que gostariam de fazer. Portanto, qual seria a ferramenta mais adequada para encontrarmos soluções, priorizarmos tarefas e definirmos um plano de ação?
COMO FUNCIONA A MATRIZ GUT
Apesar do nome engraçado, a matriz GUT é uma ferramenta muito simples de resolução de problemas a partir do estabelecimento de prioridades. A partir das prioridades, é possível elaborar planos de ação que respeitem uma ordem de resolução dos problemas, e assim não tentamos resolver tudo ao mesmo tempo.
Seu nome é uma abreviação que significa:
G = Gravidade
A gravidade quer dizer o tamanho do problema. Quais efeitos ele gera se não for resolvido? Qual o impacto que ele tem no seu ambiente?
U = Urgência
A urgência fala sobre prazo temporal. Qual o seu tempo-limite para resolver esse problema?
T = Tendência
A tendência mede a piora do problema caso não seja resolvido. Ele tende a piorar a longo prazo? Você consegue medir quão rápida é essa piora?
Esses são os 3 fatores que analisamos na hora de construir a Matriz. Agora você vai entender como esses elementos são medidos e atribuídos na prática.
COMO APLICAR A MATRIZ GUT
ETAPA #1: LISTAR OS DESAFIOS
Imagine que você está passando de fase no videogame e precisar vencer o chefão final. Essa é uma forma mais interessante de lidar com os seus problemas, não acha? Então chegou a hora de listar seus desafios atuais para, posteriormente, ser capaz de criar um plano estratégico que contemple-os de uma forma global.
Dica: para elencar os problemas, você pode utilizar a Matriz SWOT (ou FOFA), que é uma outra técnica, mas tão simples e prática de utilizar quanto essa.
ETAPA #2: MEDIR OS DESAFIOS
Agora que você já sabe quais são os 3 fatores que funcionam como medidores na Matriz GUT, você vai entender exatamente como pontuar seus desafios para ir para a terceira fase da aplicação da Matriz. Observe na tabela abaixo:
Como você pode ver, as notas são atribuídas conforme os seguintes valores:
Gravidade:
1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave
Urgência:
1. Pode esperar
2. Pouco urgente
3. Urgente, merece atenção no curto prazo
4. Muito urgente
5. Necessidade de ação imediata
Tendência:
1. Não irá mudar
2. Irá piorar a longo prazo
3. Irá piorar a médio prazo
4. Irá piorar a curto prazo
5. Irá piorar rapidamente
Assim que pontuar os desafios em cada um dos 3 elementos, chegou a terceira etapa.
ETAPA #3: MULTIPLICAR O “GUT” E ESTABELECER UMA LISTA DE PRIORIDADES
Depois que você tem os valores em mãos, é hora de multiplicar Gravidade por Urgência por Tendência. A soma numérica vai definir qual o “maior” desafio e que precisa de mais prioridade em sua lista. Sucessivamente, os desafios irão aparecer em sua lista por ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor.
Então vamos para a última etapa!
ETAPA #4: ESTABELECER UM PLANO DE AÇÃO ESTRATÉGICO
Essa sim é a etapa mais trabalhosa, mas pelo menos agora você já sabe por onde precisa começar!
A definição de um plano de ação pode ser feita em uma planilha, para seguir na rota da objetividade e praticidade. uma dica interessante é utilizar outra técnica estratégica chamada 5W2H, que conta com os seguintes elementos para elaboração de planejamento estratégico eficiente:
WHAT: O que vai ser feito?
WHERE: Onde vai ser feito?
WHEN: Quando vai ser feito?
WHO: Quem vai fazer?
WHY: Por que vai ser feito?
HOW: Como vai ser feito?
HOW MUCH: Quanto vai custar para ser feito?
Assim, você pode definir cada um dos seus desafios e ter um planejamento estratégico pronto e ainda por cima um cronograma de ações bem definido.
POR QUE UTILIZAR A MATRIZ GUT?
Embora seja uma tabela utilizada em um contexto de trabalho, por que não utilizar na sua vida pessoal também quando os problemas se somam e é preciso definir um plano de ação para saber por onde começar?
Pense nos seguintes exemplos de aplicação da Matriz GUT em contexto profissional e pessoal:
PROFISSIONAL – Uma empresa precisa definir se investe mais no produto A, na contratação de novos funcionários ou em uma obra na infraestrutura do edifício em que trabalham.
PESSOAL – Uma pessoa quer definir se compra um carro, paga suas dívidas ou investe em um pequeno negócio.
Percebe como, em cada uma dessas situações, a Matriz pode ser aplicada de acordo com o contexto de cada um? Pode ser que o investimento no produto A ou a compra de um carro seja mais urgente, ou pode ser que a tendência de uma dívida “piorar” possa ser mais gritante que o fator anterior. É para isso que essa fórmula simples serve: para nos ajudar a enxergar questões complexas, onde estamos envolvidos, e resolvê-las a partir de uma abordagem objetiva.
E, é claro, quanto mais objetiva e prática tornamos nosso dia a dia, mais temos tempo, energia e capacidade emocional de fazer as coisas que nos dão prazer, certo?
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